Правила оформления делового письма на английском

В данной статье рассмотрим основные требования, которые важно учитывать при оформлении деловых писем на английском языке, перечислим ключевые правила деловой переписки.

В современном мире, который так стремительно движется по пути интеграции, очень часто приходится вести деловую переписку с партнерами из заграницы. И зачастую переписка ведется на английском языке. Поэтому просто необходимо знать некоторые ключевые моменты, которые касаются формы подачи информации в письме, правила деловой переписки на английском.

Изучая английский язык онлайн в школе EF English First, вы сможете подробно изучить все нюансы деловой переписки.

Правила оформления делового письма на английском

• В левом верхнем углу страницы указывается полное имя адресата или название компании. Обязательно прописывается адрес компании и пишется дата отправления письма. Например,

Mr Sergey Ivanov
MUK-company
Office 35, Entrance 4A
Lomonosov Street
Moscow
RUSSIA
2 May 2012

Конечно, если вы пишите письмо на фирменном бланке компании, то адрес писать не нужно. В этом случае указывается только имя отправителя, его должность и проставляется дата. Принято, что дату пишут на три строки ниже информации об адресате, или в верхнем правом углу.

• Письмо следует начинать с официального обращения, особенно если это первое письмо. Воспользуйтесь одним из шаблонов:

Hello Mr. Ivanov
Dear Sergey
Dear Mrs./Ms. Jones - это формула официального обращения к женщине, если вы не знаете, замужем она, или нет.

Dear Sir/Madam - так можно обращаться к совершенно незнакомому человеку. Хотя все специалисты утверждают, что лучше всего узнать имя адресата, чтобы ваше письмо не имело характер простой рассылки.

• В русском языке принято после обращения ставить восклицательный знак: ″Здравствуйте, Мария Ивановна!″ Оформление делового письма на английском предполагает совсем иные знаки препинания. После официального обращения ставят запятую, а сам текст письма начинают с новой строки, пропустив одну строку.

Если вы обращаетесь к высокопоставленному лицу, то после обращения следует поставить двоеточие, которое подчеркивает официальность:
Dear Mr President:

Если вы пишите данному адресату впервые, то в начале письма обязательно следует представиться, указав свое полное имя и должность. Например,

I am Olga Petrenko, a Vice-president of GBH Company. - Я, Ольга петренко, вице-президент компании GBH.
Если же вы уже переписывались с данным адресатом, то уместно поблагодарить его за предыдущее послание. Например,
Thank you for your message. - Спасибо за Ваше сообщение.
Thank you for your quick response. - Спасибо за Ваш быстрый ответ.
Thank you very much for sending me the catalogue. - Большое спасибо за то, что отправили мне каталог.

• Основной смысл послания раскрывается в главном теле письма. Уместно начинать со слов "I am writing to you to ..."

• Правила оформления делового письма на английском языке диктуют следующее:

- Письмо следует структурировать, разбив на абзацы. В письме четко указываются причины обращения. Обычно достаточно трех абзацев, чтобы изложить свою проблему. Например, вы хотите узнать о курсах английского в Санкт-Петербурге, четко изложите свои вопросы о времени, месте проведения, цене и т.д.

• - Не допускается использование красной строки, или отступа.

• В конце письма обязательно следует поблагодарить адресата за проявленное внимание или за будущее исполнение вашей просьбы:

Thank you for your time.
Thank you in advance.
Thank you for your prompt help...

• В завершение всего письмо следует подписать следующим образом: отступив четыре строки от основного текста, напишите свое полное имя, укажите должность и оставьте контактные данные. Например,

Olga Petrenko
Vice-president
GBH Company
Tel.: 555-55-55
E-mail: ХХХХХ@mail.ru

Следуя таким простым правилам, вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма партнерам.

На курсах английского в EF English First  вы можете подробно изучить все тонкости написания деловых писем. Приемы деловой переписки изучаются и в английской школе для детей.